Как работает свадебный организатор

Во время первых звонков с нашими парами всегда звучит много вопросов о том, как выстроена работа команды агентства, и в особенности — свадебного организатора. Труд свадебного организатора — это неповторимое сочетание четкости и гибкости. Четкость нужна для того, чтобы прийти к результату высокого качества, то есть сделать мечту о свадьбе красивой реальностью. А гибкость чрезвычайна важна в выстраивании общения, ведь к нам обращаются молодожены со всего мир – они все очень разные, у всех свой темперамент и ожидания, но мы находим ключик к каждой нашей паре и окружаем ее заботой и вниманием.

В недавних статьях мы уже рассказывали о том, из каких этапов состоит планирование свадьбы с агентством, а также рассуждали о ценности работы организатора, который станет незаменимым помощником как в процессе подготовки свадьбы, так и в сам свадебный день. В этой статье мы хотим подробно рассказать вам о конкретных шагах, из которых выстраивается работа пары именно с организатором команды Ori.

Некоторые пары спрашивают, а зачем вообще нужен свадебный организатор, еще не подозревая, насколько близким человеком он становится за время подготовки, которая иногда занимает от шести месяцев до года. Именно присутствие организатора в процессе планирования позволяет невесте быть невестой в свой свадебный день и не становиться соорганизатором, а заниматься только приятными хлопотами. Именно свадебный организатор решает проблемы и устраняет форс-мажоры — во время свадьбы и после, а пара может даже и не подозревать об их существовании.

Например, если крем на торте был задет и смазался при транспортировке, свадебный организатор договорится с поварами на площадке о том, чтобы все поправить. А если вдруг кто-то из подрядчиков или координаторов свалится с вирусом и температурой, организатор найдет замену. Тут очень важна сила поддержки команды. В экстренных ситуациях коллеги из других отделов могут выйти работать на проект на позицию координатора, чтобы выручить всех и спасти ситуацию.

Есть также пары, которые уже знакомы со спецификой работы организаторов, и им интересно узнать, какого стиля придерживаются в Ori и чем он отличается от агентств-конкурентов, у которых свои правила работы.

Однако все пары неизменно удивляются тому, какой объем работы и ответственности берут на себя наши свадебные организаторы.

Мы всегда с большой радостью читаем отзывы наших пар. Так уж получается, что именно организаторов пары упоминают чаще, и это понятно, ведь он(а) становится почти что членом семьи и находится рядом с вами в один из самых важных дней вашей жизни.

Когда пары впервые выходят на связь с агентством Ori, они общаются со специалистами отдела клиентского сервиса. Говоря кратко, задача такого специалиста — подобрать такую страну, площадку и набор услуг, которые будут, во-первых, отвечать “техническим” запросам пары (возможность официальной регистрации и наличие удобных авиарейсов для гостей), во-вторых, бюджету (подготовка сметы с оптимальным перечнем услуг), а самое главное — идее пары о том, какой атмосферой и декором должен быть наполнен их свадебный день. Когда все эти вопросы решены, выбрана площадка и дата, можно переходить к подписанию договора. Этот процесс на самом деле не менее важен, чем последующие этапы, но конкретно сейчас давайте сфокусируемся на том, что происходит дальше.

Отслеживание всех этапов общения с клиентами происходит в нашей CRM-системе. У нас настроена отдельная система для отдела клиентского сервиса, а также общая система, которая включает всю команду. Абсолютно все подробности общения специалиста клиентского сервиса с парой передаются организатору, так как на протяжении всего взаимодействия с парой он(а) ведет заметки обо всем, что необходимо учесть при составлении договора и позже. Предоставленные референсы, комментарии по таймингу или дополнительным услугам подгружаются в единый файл и передаются в работу организатору.

Бывает, что общение с парой до заключения договора продолжается полгода или даже год. За это время заметок набирается очень много и систематизировать все заметки бывает непросто, но мы все равно это обязательно делаем.

После подписания договора руководитель отдела организации анализирует запрос пары, проверяет график занятости команды организаторов, и на основании всего этого выбирается наилучший организатор для пары. У каждого из организаторов есть своя специализация: регистрация брака, камерная свадьба на двоих или большое мероприятия с гостями, и это тоже влияет на выбор.

По регламенту, после получения письма и передачи проекта от сотрудника отдела клиентского сервиса, организатор в рабочие дни связывается с парой в течение суток. В выходные дни организатор чаще всего работает на проекте, особенно в сезон. Если передача проекта происходит в пятницу вечером, то организатор связывается с парой в понедельник в течение дня. Однако в случае, если пара запрашивала ускоренную организацию официальной регистрации брака, например, в пятницу заключили договор, а в воскресенье уже роспись, то организатор связывается с парой сразу.

Для того, чтобы детали процесса подготовки были в одном месте, организатор создает общий чат с женихом и невестой. Как правило, для этого мы используем WhatsApp или Telegram. В этот же чат включается руководитель отдела организации, который контролирует ход подготовки. В первом своем сообщении организатор  намечает график совместной работы. А чтобы получше познакомиться и детально узнать о предпочтениях пары перед началом активной фазы работы, организатор договаривается о видеозвонке.

В течение полугода после свадьбы чат с парой, организатором и руководителем отдела сохраняется. А это значит, что организатор всегда остается на связи и у пары есть возможность вернуться к ним с каким-либо вопросом на протяжении этого периода.

В нашей команде действует рабочий график пн–пт 10:00–19:00 по тбилисскому времени (GMT+4).

Важно понимать, что каждый организатор работает с несколькими парами параллельно и с большой ответственностью подходит к вопросам каждой из них. В дни мероприятий организатор тоже отвечает на вопросы и сообщения пар, но менее активно, так как физически присутствует на проекте, где требуется его полное внимание. Тем не менее, организатор всегда старается отвечать на все вопросы настолько быстро, насколько это возможно.

Все свадебные организаторы команды Ori придерживаются общего регламента работы. Однако, в зависимости от предпочтений и темперамента пары, он может немного видоизмениться.

Например, некоторые пары предпочитают, чтобы все этапы работы были прописаны очень четко, некоторые переписке предпочитают живое общение и регулярные звонки, а некоторые вообще хотят минимальной вовлеченности, так как очень заняты работой. Таким образом, стиль общения в процессе подготовки мероприятия зависит от пары. В момент передачи проекта сотрудник отдела клиентского сервиса обязательно сообщает организатору о предпочтениях клиентов.

В общем чате организатор обязательно сообщает о выполнении основных этапов работы. Например, подтверждает, что нужный фотограф забронирован или что меню ужина согласовано с локацией. Если готовится камерное мероприятие с небольшим количеством элементов, например, официальная регистрация брака на двоих, после согласования ключевых вопросов и до приезда пары интенсивность общения снижается, так как все решено, подготовлено и остается только дождаться той самой даты. Если же это большой проект на 100 гостей, с шоу-программой, декором, фотографом, видеографом и т.д., и особенно если сроки подготовки сжатые, то возможен вариант еженедельных отчетов о завершенных задачах.

Одновременно с этим фиксация основных этапов подготовки происходит в нашей CRM-системе, в которой прописаны все задачи, сроки выполнения, дополнительные соглашения, временные рамки оплат. Руководитель отдела организации систематически отслеживает статус каждого из наших проектов. Кроме того, он всегда на связи в день мероприятия и обязательно включается в случае каких-либо затруднений. В этом одно из важных преимуществ планирования свадьбы с агентством: хотя вы общаетесь с одним организатором, за его спиной стоит целая команда, и благодаря разностороннему коллективному опыту мы добиваемся отличных результатов, даже если что-то идет не по плану.

Если вы планируете официально зарегистрировать брак (некоторые пары расписываются заранее и отдельно до большой свадьбы с гостями, где происходит уже только символическая церемония), то в начале работы организатор задает основные вопросы, которые необходимы, чтобы составить тайминг росписи. Например, организатор уточняет, когда пара прилетает и улетает, будет ли все время находиться в одном городе, где проживает и планирует ли кто-то из молодоженов менять фамилию.

Если у пары появляются новые вопросы по документам или если они хотели бы запросить дополнительные услуги, то все это возможно обсудить с организатором, который затем уточняет актуальные цены и возвращается к паре с дополнением к договору.

Формат праздника с гостями, как правило, предполагает сбор команды подрядчиков и координаторов. И тогда, после обсуждения деталей официальной росписи, организатор в электронном виде высылает каталог с нашими проверенными подрядчиками. В этом каталоге собраны примеры работ, указан уровень специалиста, а также есть ссылка на папку, где собрано расширенное портфолио. Паре предлагается выбрать понравившихся мастеров, и затем организатор уточняет цену, доступность в нужную дату, и бронирует специалиста, а также вносит предоплату, если это требуется.

Для того, чтобы выбрать подходящую команду декораторов, организатор предварительно запрашивает референсы по декору у пары — изображения с основными элементами —аркой, украшением столов цветочными композициями, букета невесты). Самое главное на данном этапе — понять цветовую гамму и форму арки и букета. На основании этого свадебный организатор выберет команду флористов, которые наиболее удачно реализуют такой запрос. Кстати, в Грузии мы в основном работаем с сезонными цветами, поэтому наличие конкретных растений будет понятно за день-два до церемонии. Если есть запрос на конкретные цветы, то их необходимо будет заказывать из-за границы, и как правило, это повышает стоимость декора. Такой запрос просчитывается и уточняется индивидуально.

Перед подтверждением команды красоты организатор запрашивает у невесты референсы по макияжу и прическе, а также фото без макияжа и с волосами в полную длину, чтобы понимать, с каким материалом стилист и визажист будут работать. А также, если есть какие-то особенности кожи или волос, то эти моменты необходимо уточнить заранее, чтобы мастера были подготовлены к невесте максимально индивидуально. Организатор отлично знает, кто из стилистов специализируется на более естественных образах, а кто — на ярких образах, достойных красной ковровой дорожки. Обсудив референсы и ознакомившись с портфолио и примерами работ с другими нашими невестами, вы сможете сделать правильный выбор, который будет соответствовать вашему запросу.

Примерно за неделю до свадьбы организатор готовит финальный план дня для пары и для команды. Во внутреннем документе для команды указаны все участники, подрядчики и координаторы, их время прибытия на площадку, время для подготовки, момент проверки готовности, трансферы, обеды, важные напоминалки, время заката, — в общем, всё необходимое для успешной реализации согласованного сценария. В плане для пары также указаны все основные этапы дня: во сколько начинаются сборы невесты, когда назначена первая встреча, в какой момент собираются гости на церемонии, в какое время будет проходить фотосессия love story.

Координаторы в свадебный день становятся “глазами и руками” организатора, выполняя задачи на разных точках локации. Один собирает гостей, провожает их до транспорта и привозит их на место церемонии. Другой сопровождает пару на фотосессии и контролирует, чтобы паре было комфортно, а съемка закончилась вовремя. Третий встречает команду музыкантов, проводит их на место проведения ужина и  контролирует настройку аппаратуры. Некоторые локации располагают столь обширной территорией (например, Lopota Lake Resort в Грузии), что у организатора физически нет возможности побывать лично на всех точках. На протяжении дня организатор контролирует статус всех процессов, которые происходят параллельно и согласовывает их для получения блестящего результата, при этом фокусируя внимание на самом важном и сложном.

Ну а потом начинается волшебство — долгожданная кульминация всей подготовки, и тут свадебный организатор выступает в амплуа талантливого дирижера, который держит в голове все параллельно развивающиеся сюжеты и чувствует пульс этого дня. До последнего танца и прощаний с гостями после окончания свадебного ужина свадебный организатор не выдохнет – все это время внимание будет обращено на то, чтобы все события происходили своевременно и гладко, а главное — чтобы молодожены и их гости были счастливы и максимально наслаждались неповторимыми моментами.

Как правило, после окончания свадебного дня остается еще несколько моментов, которые организатор продолжает контролировать до полного их завершения. Это подготовка документов об официальной регистрации брака, их перевод и апостиль или легализация, а затем, возможно, отправка паре. А также контроль фото- и видеоматериалов: важно, чтобы они были подготовлены и переданы паре в согласованные сроки. Когда все фото и видео обработаны, подрядчики предоставляют ссылку на облачное хранение, откуда нужно скачать все материалы в ограниченные сроки действия ссылки.

Как мы и говорили, чат пары с организатором сохраняется еще на протяжении полугода после мероприятия, поэтому любые вопросы, которые могут возникнуть, всегда приветствуются.

Работа свадебного организатора включает в себя много дел, больших и маленьких, но всегда очень важных, требующих чуткости и энергии. Об этом можно было бы написать целую книгу, ведь каждая свадьба и пара уникальны, за это мы и любим нашу работу. Надеемся, у нас получилось составить для вас общую картину того, как будет происходить подготовка вашей свадьбы с агентством Ori Wedding, и это вдохновляющая картина : ). Мы всегда на связи для дополнительных вопросов!